COMMENT ORGANISER UN TOURNOI DE FOOTBALL ?

Organiser un tournoi est un événement qui aide le club à se financer et assumer ses coûts de fonctionnement. Entre une organisation de titan et un cahier des charges à établir pour une réussite, plusieurs étapes sont à prévoir afin de vérifier la faisabilité du tournoi. Nous allons en plusieurs étapes vous donnez un mode opératoire pour être le plus complet possible.

Déterminer les coûts divers et budgétiser les recettes et les dépenses

  • Un tournoi a besoin d’infrastructure de type chapiteau d'accueil, buvette mobile, camion table des marques, animation, buts mobiles… Le prix est à déterminer avec une société qui fait de l’événementiel, déplacement ou prêt de biens de clubs à clubs.
  • Établir un devis sur les coûts des récompenses pour les équipes engagées.
  • Calculer et chiffrer le coût des consommations alimentaires (buvette).
  • Au rayon recette, nous pouvons déterminer l'apport des sponsors (financier, humains ou alimentaire) et calculer un prix d'engagement par équipe.


Mettre un cadre sur le tournoi

  • Calculez la capacité d'accueil de vos installations (terrains, vestiaires, tribunes, WC, parking...).
  • Choisissez une date qui puisse être disponible dans le calendrier annuel des équipes.
  • Trouvez un nom au tournoi : cela peut être un personnage historique du club, un joueur pro issu du club par exemple.
  • Choisissez la ou les catégories en réfléchissant sur la formule + règlement.
  • Établissez des règles à votre tournoi et surtout la portée (locale – régionale ou nationale).


Les phases d'actions

 

  • Contactez la police et les pompiers pour les prévenir de la date et du nombre potentiel de personnes.
  • Recrutez les forces vives (les bénévoles) et déterminez les rôles de chacun.
  • Entrez dans une phase de communication (Flyer – Réseaux sociaux et personnel) afin de promouvoir l’événement.
  • Communiquez aussi en interne auprès des jeunes pour qu'ils soient présent au tournoi.
  • Réception des premiers règlements et caution d'enregistrement.
  • Organisez la journée avec un timing précis (de l'accueil des équipes au départ).
  • Préparez et anticipez les aléas d'un tournoi (retard, préparation des terrains, un but annexe pour les TAB, tester la sonorisation, faite le plein alimentaire...).

 

Une fois que vous semblez prêt, n'oubliez pas d'envoyer le planning de la journée aux clubs. Une convivialité et la notion de fair play est toujours une valeur à mettre en avant lors des tournois. Si sur le papier tout semble facile, les éléments imprévus comme la pluie, le manque de place, une sono qui ne fonctionne pas peut devenir catastrophique pour votre tournoi.

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